MENGHAPUS SECARA RUTIN FOLDER PADA GOOGLE DRIVE

Tempat penyimpanan file dengan cloud storage yang lazim dipakai slah satunya adalah fasilitas penyimpanan yang disediakan Google yaitu Googe Drive.  Bagi pengguna yang mendaftar secara gratis, memiliki keterbatasan kapasitas penyimpanan, maksimal data yang yang bisa disimpan 15 GB. Bagi Guru dan Tenaga Kependidikan serta siswa, kemendikbud telah memberikan fasilitas penyimpanan yang lebih besar, melalui akun belajar.id  yang semula unlimited, sejak 2 Januari 2022 dibatasi menjadi 100 GB per akun. 

Nah, bagaimana menyikapi  keterbatasan kapasitas simpan tersebut,  apa yang bisa dilakukan? Saran saya, lakukan hal-hal dibawah ini :

1. Simpan di drive hanya file-file penting, misalnya kumpulan dokumen foto kegiatan, dipilih dan dipilah yang penting dan bagus saja, begitu juga dokumen lainnya.
2. Pindahkan file video ke kanal penyimpanan video Youtube. Jika video tersebut dirasa tidak untuk dilihat publik secara bebas, bisa diatur privasinya hanya dilihat terbatas.
3. Kelola data dengan struktur yang rapi, dibuatkan folder dan sub folder sesuai dengan subjek datanya untuk memudahkan 𝑠𝑒𝑎𝑟𝑐ℎ𝑖𝑛𝑔 dan pengelolaan data dikemudian hari.
4. Hapus file-file lama yang dirasa sudah tidak diperlukan.

Nah, selain tips diatas, kalau mau sedikit mencoba, Anda bisa menggunakan Google App Script untuk melakukan operasi pembersihan data secara rutin dan terjadwal pada folder-folder penyimpanan Anda, tanpa harus membersihkan data secara manual. Postingan ini saya buat berdasar pengalaman saya, dengan menghapus sekitar 600 foto kiriman siswa yang melaksanakan PKL (Praktik Kerja Lapangan) setiap hari, secara rutin dan otomatis setiap jam 24.00. Sekarang ruang penyimpanan di drive yang tadinya sudah mencapai 96 GB, sekarang kembali bisa 'bernafas' lega.

Untuk membuat Script, silahkan siapkan file Spreadsheet yang berisi daftar Folder Id (bisa diambil dari alamat masing masing folder di google drive) seperti pada contoh spreadsheet berikut ini : SAMPLE SPREADSHEET.

Setelah dibuat, buka Ekstensi ==> Apps Script seperti gambar dibawah :

Setelah terbuka, tulislah script seperti contoh dibawah ini, silahkan buka dan copy file nya, lalu pilih trigger nya, apakah terjadwal, ataukah harus dijalankan secara manual.

Untuk contoh Spreadsheet daftar Folder yang akan dibersihkan secara terjadwal, silahkan buka contoh KLIK DISINI

Untuk contoh AppScript untuk membersihkan Folder secara terjadwal, silahkan buka contoh KLIK DISINI

Selamat mencoba.

====  Mencoba mencatat, saat masih ingat,  yang kala lupa, bisa menjadi pengingat  =====